Alisopimuksien hallinnointi on Yrityksen valinta -valikossa vasemman reunan Käyttöoikeudet-painikkeen takana. Pääkäyttäjä-roolissa (Admin) oleva SaaS-käyttäjä voi käsitellä alisopimustilauksia.
Alisopimustilaukset-toiminnolla pääkäyttäjä voi
- tilata uusia alisopimuksia,
- tehdä muutoksia olemassa oleviin alisopimuksiin ja
- päättää käyttäjäkohtaisia alisopimuksia (käyttäjätunnuksen lakkauttaminen).
Tilaus kohdistuu siihen yritykseen, joka on valittuna aktiiviseksi yritysvalikossa (merkitty sinisellä palkilla).
1. Uuden alisopimuksen tilaaminen
Alisopimustilaus-ikkunan Yritystiedot-kohdassa on sen yrityksen tiedot, jolle uusi alisopimus tilataan.
(1) Uudet käyttäjät lisätään sopimukselle Lisää käyttäjä -painikkeella.
(2) Käyttäjän nimi, sähköposti ja puhelin ovat pakollisia tietoja.
(3) Jos käyttäjä on alisopimuksen vastuuhenkilö, merkitään Vastuuhenkilö-kohdan ruutuun valintarasti.
(4) Käyttäjälle tilattavista ominaisuuksista tulee valita joko vähintään yksi vaihtoehto Moduulit-kohdassa tai jokin Talousmobiili-ominaisuus. Palvelut-kohdassa valitaan halutut lisäominaisuudet.
(5) Lisätiedot-kenttään voi tarvittaessa kirjoittaa sopimukseen, käyttöoikeuksiin tms. liittyviä tietoja.
Mikäli tilaat käyttöoikeudet tilintarkastajalle (vain lukuoikeus), katso tästä, mitä tilintarkastajatunnuksien tilauksessa pitää huomioida.
Esikatsele ja lähetä tilaus
- Esikatsele-painikkeesta avautuu raportti tilauksen sisällöstä. Sen voi tallentaa tai tulostaa.
- Kun alisopimustilaukselle on lisätty tarvittavat käyttäjätiedot (yksi tai useampia), tilaus lähetetään käsiteltäväksi Lähetä-painikkeella. Ohjelma lähettää tilauksen myynnin sähköpostiin ja tilauksen lähettäneen pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Se tallentuu myös yrityksen Dokumentit-kansioon.
- Lähetyksen aikaleima tallentuu näkymän yläkulmaan.
- Käyttöoikeudet tulevat voimaan, kun myynti on käsitellyt tilauksen. Nouda käyttäjätiedot -painikkeella voit hakea vahvistetut käyttäjätiedot.
2. Olemassa olevan alisopimuksen muuttaminen
Yritystiedot-kohdassa on sen yrityksen tiedot, jonka alisopimustietoja muutetaan.
(1) Käyttäjätiedot-kohdassa näkyy voimassa olevan sopimuksen mukaiset käyttäjät. Luettelosta valitaan aktiiviseksi se käyttäjä, jonka tietoja halutaan muuttaa.
(2) Moduulit, Palvelut ja Talousmobiili -kohdissa on valmiina valintarastit käyttäjän voimassa olevien ominaisuuksien kohdalla. Tässä kohden valitaan rastimalla ne uudet ominaisuudet, jotka käyttäjälle halutaan. Jos jokin olemassa oleva ominaisuus halutaan jättää pois sopimukselta, valintarasti klikataan pois kyseisestä kohdasta.
Sininen info-merkki näkyy muutettujen kohtien vieressä.
Samalla alisopimuksen muutostilauksella voi myös lisätä uusia käyttäjiä Lisää käyttäjä -painikkeella.
Esikatsele ja lähetä tilaus
- Esikatsele-painikkeesta avautuu raportti tilauksen sisällöstä. Sen voi tallentaa tai tulostaa.
- Kun alisopimustilaukselle on tehty halutut muutokset, tilaus lähetetään käsiteltäväksi Lähetä-painikkeella. Ohjelma lähettää tilauksen myynnin sähköpostiin ja tilauksen lähettäneen pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Se tallentuu myös yrityksen Dokumentit-kansioon.
- Lähetyksen aikaleima tallentuu Alisopimustilaus-ikkunan yläkulmaan.
- Käyttöoikeudet tulevat voimaan, kun myynti on käsitellyt tilauksen. Nouda käyttäjätiedot -painikkeella voit hakea vahvistetut käyttäjätiedot.
3. Käyttäjän alisopimuksen päättäminen (käyttäjätunnuksen lakkauttaminen)
Yritystiedot-kohdassa on sen yrityksen tiedot, jonka alisopimustietoja muutetaan.
(1) Käyttäjätiedot-kohdassa näkyy voimassa olevan sopimuksen mukaiset käyttäjät. Luettelosta valitaan aktiiviseksi se käyttäjä, jonka käyttäjätunnus halutaan lakkauttaa.
(2) Käyttäjätunnus lakkautetaan ottamalla valintarasti pois Voimassa-kohdasta (2). Kun rasti otetaan pois, avautuu päättymisajankohdan valinta. Valitaan joko Tilausjakson lopussa tai Päivämäärällä. Jos valitaan Päivämäärällä, tulee antaa myös kalenteripäivä.
(3) Lisätiedot-kenttään tulee teksti Käyttäjän tunnus päätetty ja tieto valitusta päättymisajankohdasta.
Samalla alisopimuksen muutostilauksella voi myös lisätä uusia käyttäjiä Lisää käyttäjä -painikkeella.
Esikatsele ja lähetä
- Esikatsele-painikkeesta avautuu raportti tilauksen muutoksen sisällöstä. Sen voi tallentaa tai tulostaa.
- Kun alisopimukselle on tehty halutut muutokset, tilaus lähetetään käsiteltäväksi Lähetä-painikkeella. Ohjelma lähettää tilausmuutoksen myynnin sähköpostiin ja tilauksen lähettäneen pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Se tallentuu myös yrityksen Dokumentit-kansioon.
- Lähetyksen aikaleima tallentuu Alisopimustilaus-ikkunan yläkulmaan.
- Käyttöoikeudet tulevat voimaan, kun myynti on käsitellyt tilauksen. Nouda käyttäjätiedot -painikkeella voit hakea vahvistetut käyttäjätiedot.