Laskutuksessa on mahdollista muodostaa laskuja lukemalla toisen järjestelmän muodostama myyntitilaus- tai laskuaineisto Finvoice-tiedostona ohjelmaan.
Aineiston tulee olla Finvoice 3.0 muotoa ja se voi olla tyypiltään ORD01 Tilaus tai INV01 Lasku. Tiedostotyyppi on .xml.
Huomioitavaa! Lasku-tyyppisen aineiston tuonti laskutukseen laskuiksi: Laskut tulee lähettää asiakkaille Suonentiedon laskutusohjelmasta. Laskujen tuonti muodostaa laskunumerot ja laskuviitteet uudelleen.
Järjestelmät, joiden myyntitilaukset voi lukea laskuiksi
Olemme testanneet seuraavien järjestelmien muodostamat myyntitilausaineistot:
- Innox Oy:n toiminnanohjausjärjestelmä
- Flow Invoicing Oy:n CRM-järjestelmä
Mikäli tästä luettelosta ei löydy järjestelmää, jota käytät myyntitilausten kirjaamiseksi ja haluaisit ne lukea laskuiksi laskutusohjelmaan, ota yhteyttä neuvontaan puh. 017-2642660 tai tuki@suonentieto.fi. Laskuaineistojen tuonnissa vaatimus on, että tiedosto on Finvoice 3.0 -standardin mukainen xml-tiedosto. Järjestelmälle, jossa aineisto luodaan, ei sinällään ole erityisiä edellytyksiä.
Toimenpiteet ennen aineiston sisäänlukua
Ennen ensimmäisen aineiston sisäänlukua tulee laskutuksen ohjaustietoihin olla valittuna oletusmaksuehto ja myyntisaamistili (suoriteperusteinen kirjaustapa).
Lisättävien laskujen maksuehtona käytetään ensisijaisesti asiakaskohtaista maksuehtoa. Jos asiakkaalle ei ole valittu maksuehtoa, käytetään ohjaustietojen oletusmaksuehtoa.
Aineiston tuonti laskutukseen
Aloita tuonti laskutuksen päänäkymän Tuo aineistoja -painikkeella.
Jos aineisto on myyntitilaus (ORD01), ohjelma pyytää valitsemaan päivämäärän, joka tulee lisättävien laskujen laskun päiväksi.
Jos aineisto on laskuaineisto (INV01), laskun päiväksi tulee aineiston sisältämä päiväys. Laskut lisätään laskutuksen laskunumerosarjaan. Alkuperäisen aineiston laskunumerot siis muuttuvat ja sen myötä myös laskuviite.
1. Asiakastiedot lisätään asiakasrekisteriin
Aineiston sisäänluvun yhteydessä uudet asiakkaat lisätään asiakasrekisteriin. Ennen lisäämistä ohjelma tarkistaa y-tunnuksen (ovt-tunnuksen) perusteella, onko asiakastiedot jo olemassa. Jos on, tietoja ei lisätä.
2. Tuotetiedot lisätään tuoterekisteriin
Aineiston sisäänluvun yhteydessä uudet tuotteet lisätään tuoterekisteriin. Vain ne tuotteet lisätään, joilla on tuotetunnus aineistossa. Ennen lisäämistä ohjelma tarkistaa tuotetunnuksen perusteella, onko tuotetiedot jo olemassa. Jos on, tietoja ei lisätä.
Kun ohjelma lisää tuotteen tuoterekisteriin, siltä puuttuu myyntitili (tieto ei tule aineistossa). Sen vuoksi ensimmäisellä kerralla ei lisätä laskuja, joilla kyseinen tuote on. Tuonnin päätteeksi avautuvalla raportilla asiasta kerrotaan näin:
TOIMENPITEET:
1. Avaa tuoterekisteri. Suodata tuotteet, joilta puuttuu myyntitili ja valitse niille soveltuva kirjaustili.
2. Tuo sen jälkeen sama aineisto uudelleen. Ohjelma tekee vielä tarkistuksen, vastaako valitun myyntitilin alv-% aineiston sisältämää alv-tietoa. Jos ei, kyseisen tuotteen sisältämiä laskuja ei lisätä. Raportti kertoo asian näin:
3. Avaa tuoterekisteri, korjaa virheelliset myyntitilit ja tuo aineisto uudelleen. Huomaa, että myyntitiliä ei voi enää muokata sen jälkeen, kun tuote on lisätty laskulle.
3. Laskut lisätään ohjelmaan
Kun tuotteiden tiedot tuoterekisterissä vastaavat aineiston sisältämiä tietoja, ohjelma lisää laskut.
Laskut lisätään olemassa olevan laskunumerosarjan seuraavasta vapaasta numerosta alkaen. Alkuperäisen aineiston laskunumerot siis muuttuvat ja sen myötä myös laskuviite. Laskut tulee sen vuoksi lähettää asiakkaille Suonentiedon ohjelmasta.
Ohjelma tekee alkuperäisen laskunumeron perusteella tarkistuksen eikä saman numeroisia laskuja lisätä uudelleen.
Raportille listataan lisättyjen laskujen tiedot ja lisättyjen asiakkaiden tiedot.
