Seuraavat tiedot pitää olla määriteltynä, jotta laskun voi lähettää sähköpostitse:
- Asiakkaan sähköposti (Perustiedot > Asiakkaat > Asiakkaat)
- Yrityksen sähköpostiasetukset
- Viestipohja
Laskun lähettäminen sähköpostilla vaatii aina asiakkaan sähköpostiosoitteen Asiakkaan tiedoissa. Lisäksi yrityksen sähköpostiasetukset ja sähköpostin viestipohja laskun lähettämistä varten pitää olla luotuna.
Laskun lähetyksessä käytettävä viestipohja valitaan Ohjaustiedot > Laskun tulostaminen -välilehdellä. Viestipohja voi olla myös asiakaskohtainen. Se valitaan asiakkaan tietoihin (ks. ohje tämän sivun lopussa).
Asiakkaan tiedoissa voi myös määritellä Laskun välitystavaksi Sähköposti/PDF (Perustiedot > Asiakkaat > Laskutuksen tiedot), jolloin uutta laskua lisätessä Lasku-ikkunaan tulee automaattisesti tieto, että asiakkaan Laskun välitystapa on sähköposti.
Yksittäinen lasku lähetetään sähköpostitse Lasku-ikkunasta Lähetä sähköposti -painikkeella.
Lähetysvalinnat hyväksytään OK-painikkeella.
Ennen lopullista lähetystä ohjelma näyttää vielä, mihin osoitteeseen laskua ollaan lähettämässä. (Huomaa, että ohjelma ei tarkista, onko sähköposti oikein.)
Kyllä-painikkeella hyväksytään lähetys. Kun viesti on lähetetty, ohjelma ilmoittaa ”Sähköposti lähetetty.”
Lasku-ikkunassa voi valita käsiteltävänä olevan laskun lähettämiseen käytettävän viestin, jos halutaan käyttää muuta viestipohjaa kuin Ohjaustiedoissa määriteltyä.
Asiakaskohtainen laskun viestipohja
Ohjelmasta voit lähettää laskut asiakaskohtaista viestipohjaa käyttäen. Lisää viestipohja Perustiedot > Yhteystiedot > Sähköpostiasetukset. Valitse asiakkaan Laskutuksen tiedoissa Sähköpostin lähetysasetuksissa lisäämäsi Laskun viestipohja.
Useiden laskujen lähettäminen sähköpostilla
Useita laskuja on mahdollista lähettää kerralla sähköpostitse Laskuajo-toiminnolla. Laskuajossa Toiminto-sarakkeeseen valitaan Sähköposti/PDF. Useiden laskujen lähettäminen ryhmänä käyttää Ohjaustiedoissa valittua viestipohjaa. Ryhmäajossa asiakkaalle, jolle on valittu asiakaskohtainen laskun sähköpostiviesti, sähköposti menee asiakaskohtaisella viestillä. Myös sähköpostin liitteenä menevä laskulomake voidaan määritellä asiakaskohtaisesti.
