Seuraavat tiedot pitää olla määriteltynä, jotta laskun voi lähettää sähköpostitse
- Täydennä asiakkaiden sähköpostiosoitteet asiakasrekisteriin. (Perustiedot > Asiakkaat > Asiakkaat)
- Syötä yrityksen käyttämän sähköpostin asetukset Yhteysasetuksiin (Perustiedot > Yhteysasetukset) Yrityksen sähköpostiasetukset
- Lisää laskun lähetyksessä käytettävät viestipohjat. (Perustiedot > Yhteysasetukset > Sähköposti)
Valitse yleinen tai asiakaskohtainen viestipohja
Laskun lähetyksessä käytettävä yleinen viestipohja valitaan Perustiedot >Ohjaustiedot > Laskun tulostus > Sähköpostin lähetys -osiossa. Kerralla voi olla valittuna vain yksi viestipohja.
Viestipohja voi olla myös asiakaskohtainen. Se valitaan asiakkaan tietoihin Sähköpostin lähetysasetukset -kohtaan. Jos asiakkaan tietoihin on valittu viestipohja, ohjelma käyttää sitä ensisijaisesti.
Asiakkaan tiedoissa voi myös määritellä Laskun välitystavaksi Sähköposti/PDF, jolloin uutta laskua lisätessä Lasku-ikkunaan tulee automaattisesti tieto, että asiakkaan Laskun välitystapa on sähköposti.
Yksittäisen laskun lähettäminen Lasku-ikkunasta
Yksittäinen lasku lähetetään sähköpostitse Lasku-ikkunasta Lähetä sähköposti -painikkeella. Viestipohjan voi vaihtaa vielä ennen lähetystä valitsemalla se alasvetovalikosta Viestipohja-kohdassa.
Seuraavassa vaiheessa avautuu Lähetä sähköposti -näkymä. Näkymässä voi vielä muokata lähetysasetuksia, esimerkiksi lisätä tai poistaa liitteitä, muokata viestiä tai lisätä vastaanottajia. Sähköposti lähetetään Lähetä-painikkeella. Lopuksi ohjelma ilmoittaa: Sähköposti lähetetty. Huom. Ohjelma tarkistaa, onko sähköpostiosoite muodollisesti oikein, mutta ei sitä, onko se vastaanottajan oikea sähköpostiosoite.
Usean laskujen lähettäminen sähköpostilla
Useita laskuja on mahdollista lähettää kerralla sähköpostitse Laskuajo-toiminnolla. Laskuajossa Toiminto-sarakkeeseen valitaan Sähköposti/PDF. Useiden laskujen lähettäminen ryhmänä käyttää Ohjaustiedoissa valittua viestipohjaa. Ryhmäajossa asiakkaalle, jolle on valittu asiakaskohtainen laskun sähköpostiviesti, sähköposti välitetään asiakaskohtaisen viestin kera.