Kun otat laskutusohjelman käyttöön, on hyvä käydä läpi muutamia asetuksia, että laskujen tekeminen onnistuisi mahdollisimman sujuvasti.
Yrityksen perustiedot
– Yritystiedot: Yritystiedot-ikkunassa annetut tiedot tulevat laskulomakkeelle/sähköiseen laskuaineistoon laskuttavan yrityksen tiedoiksi.
– Pankkitili: Lisää yrityksesi pankkitili, jotta se tulostuu laskulomakkeelle. Kts kohta Ohjaustiedot, miten asetat oletus pankkitilin laskulle.
Ohjaustiedot
Laskutus-välilehti
Laskutus-välilehden asetukset vaikuttavat kirjanpitosiirtoon ja suorituksen kirjaamiseen.
1. Kirjanpidon kirjaustapa: Jos käytössäsi on myös kirjanpito, tämä asetus tehdään kirjanpidon ohjaustiedoissa. Itsenäisen laskutusohjelman kirjaustavan voi valita laskutusohjelman ohjaustiedoissa.
2. Määrittele kirjanpidon tilinumerot pyöristys-/alennustili, myyntisaamistili, käteismaksutili, pankkikorttimaksutili, luottokorttimaksutili ja myyntisaamisten selvittelytili-kohtiin. Saat tilikartan auki ”kolmen pisteen painikkeista”.
3. Pyöristysraja: Voit tässä kohdassa antaa summan, jonka puitteissa suorituksen voi kirjata, jos suoritus ei ole täsmälleen laskun summan suuruinen. Laskun summan ja suorituksen erotus kirjataan Pyöristys-/alennustilille.
4. Laskun viitteet: Valitse kohta ”Viitelaskutus käytössä”, kun haluat että ohjelma laskee laskulle laskuviitteen.
Yleiset-välilehti
Yleiset-välilehdellä määritellään yleisesti laskutuksen asetuksia, esim. desimaalien määrää määräkentässä ja tuotteen yksikköhinnassa, oletusmaksuehtoa ja laskun tulostusasetuksia, esim halutaanko tulostaa viivakoodi paperilaskulle.
Jos lisenssissä on Varasto-ominaisuus, Varastoasetukset-osio on näkyvissä.
Laskun tulostaminen -välilehti
Välilehdellä määritellään oletusarvot laskun tulostamiselle, kuten paperilaskun lomakemalli, laskulle (ja viivakoodille) tulostuva pankkitili, viivästyskorko ja se, mitä tietoja laskuriveille tulostetaan. Voit myös lisätä laskulla käytettävän logon.
Sähköpostin lähetysasetuksien viestipohjat tarvitaan, jos asiakirjoja lähetetään sähköpostitse.
Lopputekstit- välilehti
Välilehdellä voit lisätä laskuille ja lähetteille tulostettavat lopputekstit. Merkitse valinta ”Käytetään lopputekstiä laskulomakkeen tulostuksessa” ja kirjoita kenttään haluamasi lopputeksti. Lopputeksti tulostuu automaattisesti kaikille laskulomakkeille. Vastaavasti lähetteelle on mahdollista määritellä oma lopputeksti (LaskutusPlus).
Maksumuistutukset-välilehti
Maksumuistutukset on Laskutus Plus -versioon kuuluva ominaisuus.
1. Voit määritellä maksumuistutuksen tulostuksen karenssiajat.
2. Välilehdellä määritellään myös maksumuistutukselle tulostuvat lopputekstit.
Verkkolaskutus-välilehti
Verkkolaskutus on Laskutus Plus -versioon kuuluva ominaisuus.
1. Jos lähetät verkkolaskuaineistoja pankin tai operaattorin kautta tiedostoina, pitää Verkkolaskutus-osioon tallentaa oman yrityksesi verkkolaskuosoite ja valita käyttämäsi verkkolaskuvälittäjä sekä määritellä kansio, mihin tallennat verkkolaskuaineistot.
2. Jos lähetät Kuluttajan E-laskuja, pitää valita rekisteröintitapa. Valinta määrittää, lähetetäänkö kuluttajan E-laskut E-laskun tunnuksella vai nimellä. Kuluttajan E-laskun laskuaiheet tallennetaan Perustiedot – Laskuehdot – E-lasku aiheet.
Yhteysasetukset
Jos käytössäsi on Sanomanvälityspalvelu Apix, lisää yhteysasetuksiin Apixin palveluun luomasi tunnus ja salasana. Lisää Sanomanvälityspalvelu Apixin käyttöönotosta löydät täältä.
Jos lähetät laskuja, lähetteitä, maksumuistutuksia tai tilausvahvistuksia sähköpostitse suoraan ohjelmasta, täytä Sähköposti-välilehdelle SMTP-asetukset ja lisää viestipohjat eri asiakirjoja varten.
Asiakkaat
Asiakasrekisteriä ei ole välttämätöntä perustaa etukäteen. Voit lisätä asiakkaita rekisteriin aina tarvittaessa. Asiakasrekisterin ohjeet löytyvät täältä.
Tuotteet
Tuotteita voi lisätä myös laskun kirjauksen kautta, joten täydellistä tuoterekisteriä ei tarvitse olla valmiina ei. Tuotteen lisäämisen ohje löytyy täältä.
Voit tuoda esim. Excel-taulukosta asiakasrekisterin tai tuoterekisterin Tietojen tuonti-toiminnolla. Pyydä ohjeet taulukon muodostamiseen Suonentiedon neuvonnalta. Tietojen tuonti on Laskutus Plus -version ominaisuus.
