Ryhmälaskutuksella voi samasta mallilaskusta monistaa samanlaisia laskuja valitun asiakasryhmän kaikille asiakkaille. Tällöin jokaiselle asiakasryhmän asiakkaalle tulee siis samanlainen lasku (esim. jäsenmaksu). Jokaiselle mallilaskulle voidaan lisäksi asiakaskohtaisesti tallentaa asiakaskohtaisia mallirivejä.
Asiakaskohtaisia mallirivejä voidaan hyödyntää esim. pienten taloyhtiöiden vastikkeiden laskutuksessa ja pienten vesiosuuskuntien ja tiehoitokuntien laskutuksessa. Asiakaskohtaisilla malliriveillä voit perustaa haluamallesi mallilaskulle asiakaskohtaisia tuote- ja tekstirivejä. Nämä mallirivit tulostuvat vain kyseisen asiakkaan laskuille käytettäessä valittua mallia eli asiakaskohtaiset rivit ovat mallikohtaisia.
Mallirivien määrää ei ole rajoitettu. Mallilaskut ja asiakaskohtaiset mallirivit tallettuvat järjestelmään, joten niitä voi hyödyntää myöhemminkin tai muokata tarpeiden mukaan. Järjestelmään tallennetut mallilaskut saat näkyville Toiminnot– valikosta valitsemalla Mallilaskut.
Asiakasryhmät
Perusta tarvitsemasi asikasryhmät mikäli niitä ei ole perustettu aikaisemmin kohdassa Perustiedot > Asiakkaat > Asiakasryhmät.
Valitse laskutettavien asiakkaiden tietoihin oikea asiakasryhmä kohdassa Perustiedot > Asiakkaat.
Mallilaskujen teko
Perusta haluamasi mallilasku esim. taloyhtiön vastikkeiden laskutusta varten Toiminnot > Mallilaskut > Lisää
Mallilasku voi olla seuraavanlainen
· Mallin nimi: vastikkeet 2018
· Viitteemme: Kiinteistö Oy Horsmankukka vastike
· Maksuehto: 14 pv netto
· Lisäksi mallilla voi olla tuote- ja tekstirivejä (esim. jos taloyhtiössä laskutetaan kaapeli-tv-liittymää kaikilta saman verran per kuukausi)
· Tuoterivit > tuote: 652 Kaapeli-tv:n kuukausimaksu, määrä 1 kpl, á-hinta 10 eur
Asiakaskohtaisten rivien kirjaus
Lisäksi asiakkaille voidaan tarvittaessa perustaa mallikohtaiset asiakasrivit. Tässä esimerkissä vastike, vesimaksu ja autopaikka ovat asiakaskohtaisia, muuttuvia tietoja. Ne lisätään asiakkaan tietoihin asiakasrekisterissä Perustiedot > Asiakkaat > Asiakastiedot > Mallilaskut-välilehti. Tuplaklikkaamalla mallilaskuriviä avautuu asiakaskohtaisten mallirivien ylläpito Asiakkaan rivit -taulukko.
Asiakaskohtaiset mallilaskurivit voisivat olla seuraavan mukaiset:
· Tuote 653 vastike, määrä 60 m2, á-hinta 0,50 eur
· Tuote 654 vesimaksu, määrä 2 kpl, á-hinta 3,00 eur
· Tuote 655 autopaikka, Määrä 1 kpl, á-hinta 1,50 eur
Laskuajo
Kun ryhmälaskutuksen perustiedot on syötetty, voidaan tehdä laskuja ryhmässä.
Ryhmälaskujen tekeminen käynnistyy Toiminnot – valikosta valinnalla Ryhmälaskutus.
Ensin valitaan, mille asiakasryhmälle/asiakasryhmille halutaan tehdä laskuja, annetaan laskun päiväys ja valitaan maksuehto. Seuraavaksi valitaan, minkä mallilaskun mukaisia laskuja halutaan tehdä.
Esimerkissä tulostuvat asiakasryhmän Asukkaat Horsmankukka asiakkaille sekä mallilaskulla oleva kaapeli-TV:n liittymämaksu että kunkin laskutettavan henkilökohtaiset tuoterivit (asiakaskohtaiset mallilaskurivit).
Ryhmälaskutus-toiminnolla voi hoitaa samalla periaatteella esimerkiksi yhdistyksen jäsenmaksulaskutuksen. Tällöin asiakaskohtaisia rivejä ei välttämättä tarvita, vaan erilaiset jäsenmaksut hoidetaan asiakasryhmittäin.
