Varastokirjauksen voi tehdä ostolaskulta, joka on luettu ostoreskontraan e-laskuna (Apix-sanomanvälityspalvelun kautta tai finvoice-tiedostona). Laskun rivitietojen tulee sisältää tuotetunnus-tieto. Varastokirjausta ei voi tehdä hyvityslaskulta.
Toimenpiteet Laskutus-moduulissa ennen ensimmäisen varastokirjauksen tekemistä
1. Tarkista, että laskutuksen ohjaustiedoissa Varastointi-kohdassa on valittuna Tuotteella varastoseuranta.
2. Jos tuotteella on erätunnusseuranta, tarkista, että Erätunnus käytössä -kohta on valittu.
3. Voit valita myös oletusvaraston, josta useimmat toimitukset tehdään.
Toimenpiteet Ostoreskontra-moduulissa ennen ensimmäisen varastokirjauksen tekemistä
1. Valitse ohjaustiedoissa Ostolaskun kirjaus -osiossa kohta Näytä varastokirjaus.
2. Käy valitsemassa Maksunsaajat-rekisterissä E-lasku-välilehdellä tiliöintitavaksi Laskuriveittäin niiden toimittajien tietoihin, joiden ostolaskulta viedään tuotetiedot varastoon. Ostolaskun tuotetiedot käsitellään varastoonkirjauksessa rivikohtaisesti.
Varastokirjaus ostolaskulta
Varastokirjaus tehdään Ostolasku-ikkunan Varastokirjaus-kuvakkeesta. Kuvake on näkyvissä ostolaskuilla, jotka on tuotu ostoreskontraan finvoice-laskuna. Kuvaketta ei ole hyvityslaskuissa.
HUOM! Kun varastoonkirjaus on kerran tehty ostolaskulta, kuvake ei enää näy kyseisen laskun työkalupalkissa. Kirjaukset voi täten tehdä vain kerran, ja kaikki ostolaskun tuoterivit tulee käsitellä samalla kertaa.
Varastokirjauksesta tallentuu ostolaskun tapahtumalogiin merkintä.
Varastokirjaus-ikkuna ja sen toiminnot
Varastokirjaus-ikkunassa on kaksi osiota:
(A) Laskurivit (Finvoice) -kohdassa näytetään ostolaskuaineiston sisältämät rivit, joilla on tuotetunnus-tieto. Nämä tiedot eivät ole muokattavissa.
(B) Varastokirjaus-osiossa tehdään kirjausta koskevat valinnat. Ne ovat myyntituotteen varastotapahtuman tiedot. Jos tuotteella ei ole alkusaldoa, tapahtumalajiksi tulee Alkusaldo. Jos alkusaldo jo on, tapahtumalaji on tällöin Saapuminen.
1. Kirjaa varastoon -rastilla valitaan tuoterivit, joille varastotapahtuma kirjataan.
2. Valitse Varasto, jonne tuotteet on toimitettu. Sen tulee olla lisättynä yrityksen Varastot-rekisteriin.
3. Anna kirjauksen Tapahtumapäivä. Oletuksena ohjelma esittää kuluvaa päivää.
4. Valitse myyntituote, jolle tapahtuma tallennetaan. Kolmenpisteenpainike avaa laskutuksen tuoterekisterin.
5. Jos toimitetun tuotteen yksiköt eroavat myyntituotteen myyntiyksiköistä, käytä varastokerrointa.
6. Ostohinta-tieto on ostolaskulla oleva tuotteen veroton yksikköhinta. Se viedään myyntituotteen Viimeisin ostohinta -kohtaan.
7. Jos myyntituotteella on erätunnus-seuranta käytössä ja e-laskuaineisto sisältää erätunnus-tiedon, se näytetään tässä ja viedään myyntituotteen tietoihin.
Varastotapahtuman tiedot Maksunsaajat-rekisterissä
Ostolaskulta tehtyjen varastokirjausten tuotekohtaisia tietoja tallennetaan maksunsaajan tietoihin Varastokirjaus-välilehdelle. Ohjelma hakee välilehdeltä tiedot oletuksena Varastokirjaus-osioon (B), kun sama tuote (sama ostolaskun tuotetunnus) seuraavan kerran kirjataan varastoon.
Myyntituotetta koskevia tietoja voi muokata. Muokkaukset eivät vaikuta jo tehtyihin varastokirjauksiin, vaan uusiin kirjauksiin.
