Palkanlaskennassa käytettävät varmenteet
Pankin Web Services -varmenne
Palkanlaskennassa käytetään pankin Web Services -varmennetta palkanmaksuaineistojen lähettämiseen pankkiin suoraan ohjelmasta. Lue ohjeet, kuinka pankin WS-varmenne otetaan käyttöön.
Varmenne tulorekisteri-ilmoittamiseen ja verokorttien noutoon
Palkanlaskennassa käytetään varmennetta palkkatietoilmoitusten ja erillisilmoitusten lähettämiseen palkanlaskennasta suoraan tulorekisteriin sekä ennakonpidätystietojen (verokorttien) noutamiseen Verohallinnon rekisteristä suoraan palkansaajan tietoihin.
Varmenteen käyttöönotto on kolmivaiheinen:
- Tilataan rajapintaoikeus varmennepalvelussa.
- Tilataan varmenne varmennepalvelussa.
- Noudetaan varmenne ohjelmaan.
Tällä ohjesivulla kuvataan yllä olevat vaiheet.
Lisätietoja varmenteista, rajapinnoista ja niiden tilaamisesta voi lukea Verohallinnon varmennepalvelun sivuilta.
Varmennepalveluun kirjautuminen
Rajapintaoikeudet ja varmenne tilataan Verohallinnon varmennepalvelussa. Yrityksen rajapinta- ja varmennehakemuksen voi tehdä henkilö, jolla on organisaatiossa kaupparekisteriin tai yritystietojärjestelmään (YTJ) rekisteröity tietty toimielinrooli tai suomi.fi-valtuutus. Lisätietoja valtuuksista Verohallinnon ohjeesta Varmennepalvelun Suomi.fi-valtuudet
Varmenneasiointiin käytetään vahvaa Suomi.fi-tunnistautumista ja palveluun kirjautumisen jälkeen valitaan organisaatio, jonka puolesta asioidaan.
Aloita varmenneasiointi kirjautumalla Verohallinnon varmennepalvelussa Tuotantovarmenteet-painikkeesta.
1. Rajapintaoikeuden tilaaminen Verohallinnon varmennepalvelussa
Rajapinnan valinta
Ennen varmenteen tilaamista tehdään rajapintahakemus tulorekisterin ja/tai Verohallinnon rajapinnan käyttöön. Rajapinnan valinta vaikuttaa siihen, mitä toimintoja varmenteella voi tehdä.
(1) Verokorttien noutoa varten valitse Verohallinnon rajapinnat -kohdassa Vero API (Web service).
(2) Tulorekisteri-ilmoituksia varten valitse Tulorekisterin rajapinnat -kohdassa Palkkatiedot (Web Service).
Jos varmennetta on tarkoitus käyttää myös kirjanpito-moduulissa arvonlisävero- ja tuloverotietojen ilmoittamiseen, valitaan myös ApitamoPKI (Web service). Lue lisää Kirjanpidon varmenne -sivulta.
Rajapintaoikeuksien muuttaminen
Voimassaoleviin rajapintoihin voi tehdä tarvittaessa muutoksia. Varmennepalvelussa voi tilata uusia rajapintoja tai lakkauttaa voimassaolevia. Muutokset tehdään korvaavalla hakemuksella. Korvaavaan hakemukseen jätetään valinnat kaikkiin niihin rajapintoihin, joita halutaan käyttää. Jos jokin voimassaolevista halutaan lakkautaa, otetaan valinta pois kyseisestä kohdasta.
Voimaan tulleet rajapintamuutokset päivittyvät olemassa olevien varmenteiden tietoihin ilman eri toimenpiteitä. Uutta varmennetta ei siis muutosten vuoksi tarvitse tilata. Varmenne/varmenteet sisältävät aina kaikki voimassaolevat rajapintaoikeudet.
2. Varmenteen tilaaminen
Kun rajapintojen käyttöoikeudet on tilattu ja tulleet voimaan, voi siirtyä varsinaiseen varmenteen tilaamiseen. Sen voi tehdä saman istunnon aikana.
Yrityksen palkanlaskenta-moduulissa voi olla käytössä vain yksi varmenne, jota käytetään sekä tulorekisterin ilmoituksien lähettämiseen että verokorttitietojen noutoon. Tilatut rajapintaoikeudet (ks. ohje edellä) ratkaisevat, mihin tarkoitukseen varmennetta voi käyttää.
Valitse Varmenne-osiossa Tiedon tuottaja (Web service).
Varmenne sisältää aina kaikki yrityksen voimassaolevat rajapintaoikeudet. Samaa varmennetta voi siis käyttää palkanlaskennassa tulorekisteri-ilmoitusten ja kirjanpitomoduulissa arvonlisävero- ja tuloveroilmoitusten lähettämiseen.
Yritys voi tarvittaessa tilata myös eri varmenteet palkanlaskentaa ja kirjanpitomoduulia varten. Jos näin tehdään, valitaan ohjelmaan noudetuista varmenteista oikea varmenne moduulien ohjaustietoihin. Tässäkin tapauksessa molemmat varmenteet sisältävät kaikki voimassaolevat rajapintaoikeudet.
Varmenteen tekninen yhteyshenkilö
Varmenteen tekninen yhteyshenkilö -osioon annetaan sen yrityksessä työskentelevän henkilön tiedot, jolla on oikeudet noutaa varmenne ohjelmaan. SaaS-palvelussa Admin-roolissa olevalla on oikeudet varmenteiden hallintaan ohjelmassa.
3. Varmenteen nouto ohjelmaan
Kun varmenne on muodostunut Verohallinnon varmennepalvelussa, tekniselle yhteyshenkilölle (joka määriteltiin varmennetilauksessa) tulee turvasähköposti, jossa on siirtotunnus ja kertakäyttösalasana noutoa varten.
Turvasähköpostin avaamista varten tulee PIN-koodin tekstiviestinä, kun napsautetaan Lue viesti selaimessa -linkkiä.
Varmenteen nouto
Katso videolta, kuinka varmenne noudetaan ohjelmaan.
Ohjelman Yrityksen valinta -ikkunassa valitse Perustiedot > Pankki ja Tulorekisterivarmenteiden hallinta.
Jos käytät ohjelmaa työasemaversiossa tai lähiverkkoympäristössä, ensimmäistä varmennetta lisätessäsi ohjelma pyytää Vapsa-tunnistautumista. SaaS-palvelussa Vapsa-tunnistautumista ei ole.
Anna Asiakastunnukseksi Lisenssirekisteriotteessa kerrottu asiakastunnus. Salasanan olet määritellyt Vapsa-palvelussa.
Katso lisää Vapsa-palveluun rekisteröitymisestä tai unohtuneen salasanan muuttamisesta.
Varmenteet-ikkunassa lisää tulorekisterinvarmenne Lisää-painikkeella.
Avautuvassa Varmenne-ikkunassa valitse Varmenteen myöntäjä -kohtaan Tulorekisteri.
Täydennä Noutajan tiedot -kohtaan sen yrityksen nimi ja Y-tunnus, jolle varmennetilaus tehtiin.
Syötä Varmenteen tiedot -kohtaan turvasähköpostissa tulleet Siirtotunnus ja Kertakäyttösalasana. Tiedot voit kopioida leikepöydälle (Ctrl+C) ja liittää kenttiin (Ctrl+V).
Anna Varmenteen salasana -kohdassa varmenteelle Käyttösalasana. Käyttösalasanaa tarvitset, kun varmennetta käytetään (= lähetetään ilmoituksia tai noudetaan tietoja ohjelmaan). Salasana ei ole näkyvillä varmenteen noudon jälkeen ohjelmassa.
Kun olet yllämainitut tiedot syöttänyt, paina OK-painiketta. Työasema tai lähiverkkoympäristössä ohjelma pyytää Vapsa-tunnistautumisen.
Kun nouto on onnistunut, tulostuu Varmenteen tiedot -raportti esikatseluun. Raportti sisältää kaikki varmennetta koskevat tiedot.
Tulosta tai talleta raportti ja säilytä se turvallisesti siten, ettei kukaan asiaton henkilö pääse näkemään sen tietoja.
HUOM! Odota vähintään 30 min. varmenteen noudon jälkeen ennen kuin käytät varmennetta ensimmäisen kerran ilmoitusten lähettämiseen tulorekisteriin tai verokorttitietojen noutoon.
Oletusvarmenne, jos on tilattu useita palkanlaskennan varmenteita
Ohjelma asettaa ensimmäisen ohjelmaan lisätyn varmenteen oletusvarmenteeksi. Jos haet useampia varmenteita eri yritysten käyttöön, voit valita yhden ohjelmaan lisätyistä varmenteista oletusvarmenteeksi klikkaamalla hiiren oikealla aktiiviseksi olemassaolevan varmenteen päällä ja valitsemalla Aseta varmenne oletukseksi.
Oletusvarmenne palkanlaskennan ohjaustiedoissa
Palkanlaskennassa ohjelma käyttää oletusvarmenteeksi merkittyä varmennetta. Jos yrityksessä käytetään jotain muuta kuin oletusvarmennetta, se valitaan palkanlaskennan ohjaustiedoissa.