SaaS-palvelun pääsopimuskäyttäjillä on yleensä lähtökohtaisesti käyttöoikeudet kaikkiin pääsopimuksen mukaisiin moduuleihin ja ominaisuuksiin sekä pääsy kaikkiin sopimuksella oleviin yrityksiin. Ohjelman tarkoituksenmukaisen käytön kannalta voi olla tilanteita, joissa kaikilla käyttäjillä ei tarvitse olla käytössään kaikki moduulit ja kaikki yritykset.
SaaS-sopimuksen Pääkäyttäjällä on mahdollisuus rajata pääsopimuskäyttäjiltä pois ne yritykset ja moduulit, joita he eivät työssään tarvitse. Pääkäyttäjä voi muuttaa pääsopimuskäyttäjien oikeuksia Käyttöoikeuksien rajaus -toiminnolla.
Alisopimusasiakkaiden ja tilintarkastajien käyttöoikeuksia hallinnoidaan Alisopimustilaukset-toiminnolla.
Esimerkkejä tilanteista, joissa käyttöoikeuksin rajaamista voi hyödyntää
- Tilitoimiston asiakkuudet on voitu jakaa hoidettavaksi toimipisteittäin, jolloin käyttöoikeuksien rajauksen avulla voi säätää yritysvalikkoon näkyviin vain kunkin toimipisteen asiakasyritykset.
- Tietyn työntekijän tehtävä voi olla esimerkiksi pelkästään palkanlaskenta eikä hän työssään tarvitse muita moduuleja. Tällöin käyttöoikeuksien rajauksen avulla hänen tunnukselleen voi valita käyttöön vain palkanlaskentamoduulin.
- Yrityksessä voi olla esimerkiksi kausiluonteisia työntekijöitä tai harjoittelijoita, joille on tarpeen osoittaa tietyt yritykset ja tietyt moduulit käyttöön. Tämänkin voi hoitaa Käyttöoikeuksien rajaus -toiminnolla.
Toiminto, jolla pääsopimuskäyttäjien käyttöoikeuksia hallinnoidaan, on Yrityksen valinta -valikon Käyttöoikeudet-painikkeen valikossa.
Käyttöoikeuksia voi rajata koskemaan pääsyä
- yksittäiseen yritykseen,
- yritysryhmään ja
- yrityskohtaiseen moduuliin.
Yritysryhmien luominen
Käyttöoikeuksien rajaamista varten voi luoda yritysryhmiä Rajattavien käyttöoikeuksien yritysryhmät -toiminnolla. Tällöin käyttöoikeuden rajauksen voi kohdistaa kokonaiselle yritysryhmälle kerralla. Siirry yritysryhmien luomisen ohjeeseen.
Käyttöoikeuksien rajaaminen
Käyttöoikeuksia muokataan Käyttöoikeuksien rajaus -toiminnolla käyttäjittäin. (Huomaa, että toiminnolla ei voi lisätä sellaisia ominaisuuksia, joita pääsopimuksella ei ole.)
1. Valitse ensin listalta aktiiviseksi käyttäjä, jonka oikeuksia muokataan. Voit valita yhden käyttäjän kerrallaan.
2. Avaa muokkaus avain-kuvakkeesta.
3. Valitse sitten yritykset, joihin käyttöoikeuksien muokkaus kohdistuu. Voit valita aiemmin muodostamasi yritysryhmän tai -ryhmät Käyttäjän yritysryhmät -osan plus-painikkeella.
4. Voit valita yksittäisiä yrityksiä Käyttäjän sallitut yritykset ja moduulien oikeudet -osion plus-painikkeella. Jos valitsit yritysryhmän, sen sisältämät yritykset näkyvät taulukossa harmaasävyisinä eikä niitä voi muokata tässä osiossa.
5. Nyt kun yritykset on valittu, voit tarvittaessa poistaa moduuleita käytöstä klikkaamalla rastin pois kyseisen moduulin sarakkeesta. Jos jokin moduuli poistetaan käyttäjältä kaikista yrityksistä, sen voi tehdä yhdellä kertaa: Klikkaa jonkin taulukon päällä hiiren oikealla, valitse listasta moduuli ja sen kohdalta Poista kaikki valinnat.
Kun käyttäjän sallitut yritykset ja moduulien oikeudet on käsitelty, tallenna tiedot OK-painikkeella.
6. Tehdyt rajausvalinnat tulee lopuksi vahvistaa käyttöön. Se tehdään merkitsemällä rasti käyttäjän kohdalle Käytössä-sarakkeeseen. Kun käyttäjä tämän jälkeen kirjautuu uudelleen ohjelmaan, yritysvalikossa on näkyvissä vain hänelle valitut yritykset ja käytössä ne moduulit, joihin hänelle jätettiin käyttöoikeus. Jos Käytössä-rastia ei ole, käyttäjäoikeudet ovat pääsopimuksen mukaiset.
Voit muokata käyttöoikeuksia uudelleen, jos esimerkiksi käyttäjälle halutaan lisätä uusia yrityksiä tai moduuleja tai poistaa niitä. Muokkaukset tehdään edellä kuvatulla tavalla (kohdat 1.-5.).
Käyttöoikeuksien kokonaisuuden tarkastelu
Muokattuja ja pääsopimuksen mukaisia käyttöoikeuksia voi tarkastella Käyttöoikeudet-valikon kohdissa
- Yrityksen voimassa olevat käyttöoikeudet
- Käyttöoikeudet käyttäjittäin