Sanomanvälityspalvelu


Tässä ohjeartikkelissa kerrotaan lyhyesti yleistä tietoa sähköisestä sanomaliikenteestä ja välitettävistä sanomista, miten sähköistä sanomanvälityspalvelua hyödynnetään Suonentiedon ohjelmissa ja kuinka palvelu sovitaan sekä otetaan käyttöön.

 

Sähköinen sanomaliikenne

Maatalousneuvokseen ja Balanssiin voidaan liittää sähköinen sanomanvälityspalvelu lisäominaisuus verkkolaskuille ja verkkopalkoille. Sanomanvälityspalvelu tarkoittaa sähköisten dokumenttien lähettämistä tai vastaanottamista operaattoriverkoston välittämänä.  Operaattoriverkosto ja standardoidut sanomamuodot mahdollistavat sanomien välittämisen lähettäjältä vastaanottajalle, kun lähettäjä tietää vastaaottajan mahdollisuuden ottaa vastaan sähköisiä sanomia ja vastaanottajan sähköisen osoitteen (verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus) tai vastaanottajan identifiovan tunnisteen (Y-tunnus verkkolaskuille, henkilötunnus verkkopalkoille).  Sanomanvälityspalvelussa lasku- ja palkkasanomat välitetään  määrämuotoisessa rakenteisessa muodossa, jolloin niiden tiedot ovat suoraan käytettävissä eri tietojärjestelmissä.

Suonentiedon sanomanvälityspalvelu on toteutettu Apix Messaging Oy operaattorin tiedonsiirtorajapintaan. Suonentiedon ohjelmisssa tuettuja sanomia ovat verkkolaskut ja verkkopalkat.

 

Sanomanvälityspalvelu myyntilaskuille, ostolaskuille ja palkkalaskelmille

Sanomanvälityspalvelu lisäominaisuuden avulla voidaan lähettää myyntilaskut suoraan Laskutus-ohjelmasta vastaaottajalle ilman erillistä tiedostojen siirtelyä tai laskujen tulostamista kuorittamista ja lähettämistä. Myös ostolaskut saapuvat automaattisesti ohjelmaan, kun Ostoreskontra käynnistetään. Samalla ohjelma tiliöi laskun summat automaattisesti kirjanpidon tileille. Palkkalaskelmat vastaavasti voi lähettää suoraan Palkanlaskennasta palkansaajan verkkopankkiin.

Verkkolaskusanomiin sisältyy myös laskun kuva liitteenä ja palkkasanomiin palkkalaskelman kuva. Näin vastaanottaja näkee laskun tai palkkalaskelman samanlaisena kuin se olisi tulostettaessa. Esimerkiksi Ostoreskontrassa ostolaskulla on näkyvissä toimittajan lähettämä laskun kuva.

 

Myyntilaskut

Laskutuksesta voidaan lähettää myyntilaskuja verkkolaskuina yritysten, julkisyhteisöjen ja muiden organisaatioiden verkkolaskuosoitteeseen sekä kuluttajien verkkopankkiin. Mikäli laskun vastaanottaja ei ota vastaan verkkolaskuja, Apixin tulostuspalvelu tulostaa ja postittaa laskun kirjeenä vastaanottajalle.

 

Ostolaskut

Yritykselle tai organisaatiolle saapuvat ostolaskut on mahdollista vastaanottaa verkkolaskuina eri toimijoilta omaan Apixilla olevaan verkkolaskuosoitteeseen. Toimittajan lähettämät paperilaskut voidaan ohjeistaa postitettavaksi Apixin tuottamaan skannauspalveluun, joka muuntaa ne valmiiksi verkkolaskuiksi. Muunnettu verkkolasku tallennetaan skannatun laskukuvan mukana omaan verkkolaskuosoitteeseen.

 

Verkkopalkat

Verkkopalkat voi lähettää suoraan palkanlaskentaohjelmasta Apix:n verkkoapalkkojen säilytys- ja esilläpitopalveluun. Palkansaaja voi tarkistaa oman verkkopalkkansa suoraan omasta verkkopankistaan, josta on yhteys Apixin palveluun.

 Huomio: Sanomanvälityspalvelu on yhteinen lisäominaisuus Ostoreskontran, Laskutuksen ja Palkanlaskennan Plus-versioille.

 

Sanomanvälityspalvelun käyttöönotto

  1. Tilaa sanomanvälityspalvelu-lisäominaisuus ohjelmaasi Suonentiedon myynnistä.
  2. Mikäli käytössäsi on työasema-versio, saat uuden lisenssin rekisteriotteen. Syötä lisenssin tiedot ohjelmaan.
  3. Rekisteröidy Apix:n palveluun osoitteessa https://registration.apix.fi Katso tästä tarkemmat ohjeet kuinka teet rekisteröitymisen
  4. Saat Apixilta vahvistuksen rekisteröitymisestä
  5. Syötä Apix-käyttäjätunnus ja asettamasi salasana Maatalousneuvoksen tai Balanssin Laskutukseen tai Ostoreskontraan tai Palkanlaskentaan (valikosta Perustiedot > Yhteysasetukset > Sanomanvälityspalvelu-välilehti).
    • HUOM: Tunnukset ovat AINA yrityskohtaiset, eli tilitoimistolla tulee olla yrityskohtaiset tunnukset jokaiselle asiakkaalle erikseen.
  6. Paina Testaa yhteys -nappia. Mikäli yhteys onnistui, sanomanvälityspalvelu on käytettävissäsi.
    • HUOM: Yhteystiedot-osiosta voit tarkastaa, että tiedot ovat oikein. APIX:lle ilmoitettu Y-tunnus tulee vastata yritystietojen Y-tunnusta.
  7. Osta verkkopostimerkkejä Apixin verkkokaupasta http://www.apix.fi tai sovi Apixin kanssa laskutussopimuksesta. Kustannus muodostuu vain lähetetyistä tai vastaanotetuista sanomista. Kun ostat verkkopostimerkkejä tilillesi, niitä käytetään sanomien lähettämiseen tai vastaanottamisesen Apixin hinnaston mukaisesti www.apix.fi/hinnasto

 

 

Laskutus

  • Laskuja lähettääksesi suositus on, että syötät asiakkaidesi Y-tunnukset (ja OVT-tunnukset) ja verkkolaskuosoitteet Laskutuksen asiakastietoihin. Jos jätät verkkolaskuosoitteen tyhjäksi, Apix etsii asiakkaasi verkkolaskuosoitteen. Mikäli asiakkaalla ei ole verkkolaskuosoitetta, lasku lähetetään tulostuspalvelun kautta postikirjeenä tai kuluttajalle Omapostiin, mikäli kuluttaja on ohjannut ostolaskut sinne Postin palvelussa.

Asiakastietojen verkkolaskuosoite

 

  • Laskujen lähetys tapahtuu joko laskuikkunan E-lasku -painikkeen alta valinnalla ”Lähetä E-lasku sanomanvälityspalveluun”
  • Useampia laskuja lähetettyä kerralla valitsemalla Tulosteet/Laskut.

 

Ostoreskontra

Olet saanut Apixilta verkkolaskuosoitteen, joka on muotoa 003712345678, jossa kahdeksan viimeistä numeroa on y-tunnus ilman väliviivaa. Ilmoita tämä verkkolaskuosoitteesi ja Apix:n operaattoritunnus  003723327487 toimittajillesi, joilta vastaanotat verkkolaskuja.

 

Laskutusohje toimittajillesi

Lähetä kaikille tiedossasi oleville toimittajillesi uudet osoitteet verkkolaskuille ja mahdollisille paperilaskuille. Tämä kannattaa tehdä heti, jotta laskuttajasi eivät lähetä paperilaskuja  toimipaikkasi postiosoitteeseen ja näin saat parhaan hyödyn sähköisistä ostolaskuista.

Laskutusohje/toimittajakirje tulee sisältää uusi verkkolaskuosoitteesi sekä skannauspalvelun ohje.

Huomio
Mikäli toimittajasi käyttää seuraavia pankkeja omana operaattorinaan, toimittajasi tulee asettaa vastaanottajaverkkolaskuosoitteeksi poikkeavasti osoite 003723327487 ja välittäjätunnuksena DABAFIHH.
Yllä olevaa poikkeusta sovelletaan pankeille: Danske Bank Oyj, Handelsbanken, Paikallisosuuspankit,Säästöpankit, Aktia Säästöpankki Oyj,
S-Pankki, Ålandsbanken
Voit tarkistaa tiedon Apixin sivuilta: https://www.apix.fi/operaattorit_tunnisteet.html.

Lataa malli toimittajalle lähetettävästä tiedotteesta seuraavista linkeistä

Jos haluat tulevat paperilaskut skannauspalveluun, sisällytä toimittajakirjeeseen myös skannauspalvelusi osoite. Suosittelemme, että otat skannauspalvelun käyttöön, sillä silloin kaikki ostolaskut tulevat helposti ostoreskontraan automaattisesti.

 

Verkkopalkkojen käyttööontto

Katso tästä ohje miten lähetät verkkopalkat palkansaajan verkkopankkiin

 

Muuta

 

 

Ohjevideot