Veloitus- ja hyvityslaskut suoraan ostoreskontraan Sanomanvälityspalvelu Finago Apixin kautta
Yrityksiin, joiden yhteysasetuksiin on tallennettu Sanomanvälityspalvelu Finago Apixin rekisteröidyt tunnukset, tuodaan kaikki saapuvat veloitus- ja hyvityslaskut suoraan Ostoreskontra-moduuliin. Ostolaskut noudetaan Finago Apixin palvelusta joko automaattisesti tai käyttäjän tekemänä manuaalinoutona. Nouto tehdään eri tavalla työasemakäytössä ja SaaS-palvelussa.
- Sanomanvälityspalvelun käyttöönottoon löytyy ohjeet täältä.
- Ohjevideo: Taloushallinto – Myyntilaskun välittäminen Apixille (Youtube)
Työasemaversiossa laskut noudetaan, kun käyttäjä avaa ostoreskontran
Ostolaskujen nouto käynnistyy, kun Ostoreskontra-moduuli avataan. Ohjelma hakee Finago Apixin palvelusta laskutiedostot ja muodostaa niistä ostolaskut ostoreskontraan. Noudon päätteeksi näytetään Lisätyt ostolaskut -raportti, jossa on lisättyjen ostolaskujen lisäksi tiedot virheellisistä aineistoista, hylätyistä laskuista ja hylkäyksen syystä. Hylätyistä ja virheellisistä ei ole muodostunut ostolaskuja. Raportti tallentuu yrityksen Dokumentit-kansioon.
Käyttäjä voi tarvittaessa käynnistää noudon myös itse Ostoreskontran päänäkymän E-lasku-painikkeella tai Yrityksen valinta -valikon Toiminnot-valikosta.
SaaS-palvelussa ostolaskut noudetaan järjestelmään kerran vuorokaudessa automaattisesti
SaaS-palvelussa on ajastettu automaattinen nouto, joka hakee Finago Apixin palvelusta laskutiedostot kerran vuorokaudessa aamuyöllä kaikkiin yrityksiin, joiden yhteysasetuksissa on sanomanvälityspalvelun tunnukset. Automaattinouto lisää ostolaskut ilman, että ostoreskontraa tarvitsee avata. Lisätyt ostolaskut -raportti tallentuu yrityskohtaisesti Dokumentit-kansioon. Raportti näytetään myös, kun ostoreskontra avataan ensimmäisen kerran automaattinoudon jälkeen. Raportilla on tiedot lisättyjen laskujen lisäksi virheellisistä aineistoista, hylätyistä laskuista ja hylkäyksen syystä.
Automaattinoudon jälkeen Finago Apix -palveluun noudettavaksi tulleet uudet ostolaskut haetaan, kun Ostoreskontra-moduuli avataan. Käyttäjä voi myös käynnistää noudon itse Ostoreskontran päänäkymän E-lasku-painikkeella tai Yrityksen valinta -valikon Toiminnot-valikosta.
Jos automaattinoudon jälkeen Finago Apixin palveluun ei ole tullut uusia laskuja noudettavaksi, noudon päätteeksi raportilla on tieto: Ei lisättäviä ostolaskuja.
Virhetilanteita
Vialliset laskutiedostot
Toisinaan rajapinnasta noudettu tiedosto (.zip) voi olla viallinen eikä sitä ole voitu tulkita ja muuntaa ostolaskuksi. Tästä on tieto Lisätyt ostolaskut -raportilla Virheet-osiossa. Lisäksi viallinen .zip-tiedosto tallentuu yrityksen Dokumentit-kansioon. Näiden tapausten selvittämistä varten raportilla on StorageID-tieto. Sen avulla Finago Apixin tuki löytää kyseessä olevan tiedoston ja voi muodostaa sen uudelleen.
- Raportin ja .zip-tiedoston nimessä on aikaleima (päiväys ja kellonaika), joka yhdistää ne toisiinsa.
- Tallenna-painikkeella voi valitun tiedoston tallentaa omalle koneelle ja lähettää edelleen Finago Apixin tukeen tutkittavaksi. Raportilla oleva StorageID on Finago Apixin asiakastukeen ilmoitettava tunnistetieto.
Sama sanomanvälitystunnus useassa yrityksessä
Samoja Finago Apix-tunnuksia ei tule käyttää kuin yhdessä yrityksessä eli siinä, joka on rekisteröity sanomanvälityspalveluun.
Jos samat tunnukset on kuitenkin lisätty useamman kuin yhden yrityksen Yhteysasetuksiin (samassa tietokannassa), ostolaskujen noutoa Finago Apix-rajapinnasta näihin yrityksiin ei tehdä, kun nouto käynnistetään Yrityksen valinta -valikosta. Myöskään SaaS-palvelun automaattinouto ei hae laskuja tässä tilanteessa.
Laskuja ei siis lisätä ostoreskontraan, ja ne jäävät Uusi-tilaan Finago Apix Laskumappiin.
Yrityksen valinta -valikosta käynnistetyn noutoyrityksen jälkeen avautuu raportti, joka kertoo, missä yrityksissä sama sanomanvälitystunnus on. Tunnukset tulee käydä poistamassa niistä yrityksistä, joille tunnusta ei ole rekisteröity Finago Apix-palvelussa. Tämän jälkeen ostolaskujen nouto Yrityksen valinta -valikosta ja SaaS-palvelun automaatti-nouto onnistuu.
Sähköposti-ilmoitukset
Ostolaskuja käsitteleville käyttäjille on mahdollista saada tieto saapuneista ostolaskuista sähköpostitse. Perustiedot-valikon Yhteystiedot-osion Sanomanvälityspalvelu (Finago Apix) -välilehdelle lisätään kyseisten henkilöiden sähköpostiosoitteet. Kun ostolaskuja saapuu, ohjelmasta lähtee sähköposti, jossa on raportti lisätyistä laskuista, virheellisistä ja hylkääntyneistä aineistoista.
