Veloitus- ja hyvityslaskut suoraan ostoreskontraan Sanomanvälityspalvelu Apix kautta
Yrityksiin, joiden yhteysasetuksiin on tallennettu Sanomanvälityspalvelu Apix rekisteröidyt tunnukset, tuodaan kaikki saapuvat veloitus -ja hyvityslaskut suoraan Ostoreskontra-moduuliin. Ostolaskut noudetaan Apixin palvelusta joko automaattisesti tai käyttäjän tekemänä manuaalinoutona. Nouto tehdään eri tavalla työasemakäytössä ja SaaS-palvelussa.
Sanomanvälityspalvelun käyttöönottoon löytyy ohjeet täältä.
Työasemaversiossa laskut noudetaan, kun käyttäjä avaa ostoreskontran
Ostolaskujen nouto käynnistyy, kun Ostoreskontra-moduuli avataan. Ohjelma hakee Apixin palvelusta laskutiedostot ja muodostaa niistä ostolaskut ostoreskontraan. Noudon päätteeksi näytetään Lisätyt ostolaskut -raportti, jossa on lisättyjen ostolaskujen lisäksi tiedot virheellisistä aineistoista, hylätyistä laskuista ja hylkäyksen syystä. Hylätyistä ja virheellisistä ei ole muodostunut ostolaskuja. Raportti tallentuu yrityksen Dokumentit-kansioon.
Käyttäjä voi tarvittaessa käynnistää noudon myös itse Ostoreskontran päänäkymän E-lasku-painikkeella tai Yrityksen valinta -valikon Toiminnot-valikosta.
SaaS-palvelussa ostolaskut noudetaan järjestelmään kerran vuorokaudessa automaattisesti
SaaS-palvelussa on ajastettu automaattinen nouto, joka hakee Apixin palvelusta laskutiedostot kerran vuorokaudessa aamuyöllä kaikkiin yrityksiin, joiden yhteysasetuksissa on sanomanvälityspalvelun tunnukset. Automaattinouto lisää ostolaskut ilman, että ostoreskontraa tarvitsee avata. Lisätyt ostolaskut -raportti tallentuu yrityskohtaisesti Dokumentit-kansioon. Raportti näytetään myös, kun ostoreskontra avataan ensimmäisen kerran automaattinoudon jälkeen. Raportilla on tiedot lisättyjen laskujen lisäksi virheellisistä aineistoista, hylätyistä laskuista ja hylkäyksen syystä.
Automaattinoudon jälkeen Apix-palveluun noudettavaksi tulleet uudet ostolaskut haetaan, kun Ostoreskontra-moduuli avataan. Käyttäjä voi myös käynnistää noudon itse Ostoreskontran päänäkymän E-lasku-painikkeella tai Yrityksen valinta -valikon Toiminnot-valikosta.
Jos automaattinoudon jälkeen Apixin palveluun ei ole tullut uusia laskuja noudettavaksi, noudon päätteeksi raportilla on tieto: Ei lisättäviä ostolaskuja.
Virhetilanteita
Vialliset laskutiedostot
Toisinaan rajapinnasta noudettu tiedosto (.zip) voi olla viallinen eikä sitä ole voitu tulkita ja muuntaa ostolaskuksi. Tästä on tieto Lisätyt ostolaskut -raportilla Virheet-osiossa. Lisäksi viallinen .zip-tiedosto tallentuu yrityksen Dokumentit-kansioon. Näiden tapausten selvittämistä varten raportilla on StorageID-tieto. Sen avulla Apixin tuki löytää kyseessä olevan tiedoston ja voi muodostaa sen uudelleen.
- Raportin ja .zip-tiedoston nimessä on aikaleima (päiväys ja kellonaika), joka yhdistää ne toisiinsa.
- Tallenna-painikkeella voi valitun tiedoston tallentaa omalle koneelle ja lähettää edelleen Apixin tukeen tutkittavaksi. Raportilla oleva StorageID on Apixille ilmoitettava tunnistetieto.
Sama sanomanvälitystunnus useassa yrityksessä
Samoja Apix-tunnuksia ei tule käyttää kuin yhdessä yrityksessä eli siinä, joka on rekisteröity Apix-palveluun.
Jos sama sanomanvälitystunnus on kuitenkin lisätty useamman kuin yhden yrityksen Yhteysasetuksiin (samassa tietokannassa), ostolaskujen noutoa Apix-rajapinnasta näihin yrityksiin ei tehdä, kun nouto käynnistetään Yrityksen valinta -valikosta. Myöskään SaaS-palvelun automaattinouto ei hae laskuja tässä tilanteessa.
Laskuja ei siis lisätä ostoreskontraan, ja ne jäävät Uusi-tilaan Apixin Laskumappiin.
Yrityksen valinta -valikosta käynnistetyn noutoyrityksen jälkeen avautuu raportti, joka kertoo, missä yrityksissä sama sanomanvälitystunnus on. Tunnukset tulee käydä poistamassa niistä yrityksistä, joille tunnusta ei ole rekisteröity Apix-palvelussa. Tämän jälkeen ostolaskujen nouto Yrityksen valinta -valikosta ja SaaS-palvelun automaatti-nouto onnistuu.
Sähköposti-ilmoitukset
Ostolaskuja käsitteleville käyttäjille on mahdollista saada tieto saapuneista ostolaskuista sähköpostitse. Perustiedot-valikon Yhteystiedot-osion Sanomanvälityspalvelu (Apix) -välilehdelle lisätään kyseisten henkilöiden sähköpostiosoitteet. Kun ostolaskuja saapuu, ohjelmasta lähtee sähköposti, jossa on raportti lisätyistä laskuista, virheellisistä ja hylkääntyneistä aineistoista.