Ostoreskontran ohjaustiedoissa valitaan oletustietoja, jotka täydentävät tietoja automaattisesti uuden ostolaskun kirjauksessa tai vaikuttavat, mitä kirjausikkunassa näkyy. Lisäksi ohjaustiedoissa on määrityksiä kirjanpitosiirtoon.
Yleiset
Kirjaustavan valinta tehdään kirjanpidon ohjaustiedoissa. Sitä ei voi muuttaa ostoreskontran puolella.
Kirjaustapa vaikuttaa esimerkiksi kirjanpitosiirtoon.
Kassaperusteisella kirjaustavalla siirretään ostolaskun rivit (menokirjaus) suorituspäivän mukaan. Yhdenkertaisella kirjaustavalla kirjanpitoon syntyy vain menokirjaus, kahdenkertaisella myös vastatili.
Suoriteperusteisella kirjaustavalla ensin siirretään ostolaskun rivit (menokirjaus) laskupäivän tai kirjauspäivän mukaan. Sen jälkeen on mahdollista siirtää suoritukset suorituspäivän mukaan. Menokirjauksen vastatilinä käytetään ostovelkatiliä. Suorituksen vastatiliksi tulee pankkitili. Jos käytössä on konekielinen tiliote, vastatili on pankkitilin tietoihin valittu välitili (esimerkiksi 2888 Maksuliikennetili).
Ostolaskun kirjaus
Tilit
Kun oletusveloituspankkitili on määritelty, uutta laskua lisättäessä ohjelma ehdottaa valittua oletustiliä laskun veloituspankkitiliksi.
Käteismaksutiliä tarvitaan, kun laskulle kirjataan käteissuoritus. Määritellyn käteismaksutilin mukaan siirto kirjanpitoon menee oikealle kirjanpidon tilille.
Ostovelkatili on suoriteperusteisessa kirjanpidossa menokirjauksen vastatili.
Tositelajit
Menotositelaji tarvitaan, kun siirretään laskuja kirjanpitoon. Kassaperusteisella kirjaustavalla laskut siirtyvät menotositelajille ja suoriteperusteisella kirjaustavalla kirjanpitosiirron ensimmäinen vaihe (laskun rivit).
Suoritustositelaji ohjaa suoriteperusteisen kirjanpitosiirron suoritusten siirtoa omalle tositelajilleen.
Laskun asetukset
Laskujen hyväksyntä eli ostolaskujen asiatarkastus suositellaan otettavaksi käyttöön, jos laskut tulevat sähköisesti sanomanvälityspalvelun kautta tai jos toinen henkilö kirjaa ostolaskut ja toinen tarkastaa.
Laskujen tiliöinnin tarkastus soveltuu otettavaksi käyttöön, jos toinen henkilö tarkastaa ostolaskujen oikeellisuuden (asiatarkastus, katso edellistä kohtaa) ja muodostaa maksuaineistot ja toinen henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, tiliöi laskut.
Lue ohjeet ostolaskujen asiatarkastuksesta ja tiliöinnin tarkastuksesta.
Näytä varastokirjaus -valinta liittyy varastoseurantaan. Kun tässä on valintarasti, sähköisesti saapuneen ostolaskun tuoterivit voi tallentaa varastotapahtumiksi. Lue ohjeista, kuinka varastokirjaus tehdään ostolaskulta.
Laskurivin asetukset
Valitaan, mitä tietoja ostolaskun tiliöintirivillä käytetään.
Kustannuspaikat
Kustannuspaikkojen käytön valinnat ostoreskontran puolella.
Käyttäjäkohtaiset ohjaustiedot
Avaa toimittajan valinta maksun lisäyksessä: Kun ostolaskuja lisätään käsin, tämä valinta avaa uuden maksun lisäyksessä ensin Toimittajan valinta -ikkunan.
Muistutetaan maksuaineiston lähettämisestä pankkiin ohjelmaa suljettaessa: Muistutuksen voi valita käyttöön, jos maksuaineisto tallennetaan tiedostona odottamaan pankkiin lähettämistä. Jos maksuaineistot lähetetään ohjelmasta suoraan pankkiin WS-varmenteella, valintaa ei tarvita.
Kirjanpitosiirto
Ohjelmassa voidaan siirtää ostolaskut ja suoritukset käyttäjän valinnan mukaan Tapahtumittain tai Koontina. Ohjaustiedoissa olevat Kirjanpitosiirtoon liittyvät valinnat vaikuttavat vain siirrettäessä Tapahtumittain.
Lue ohjeet kirjanpitosiirron tavoista.
Tulosta siirretyt maksut siirrettäessä maksuja kirjanpitoon: Ohjelma muodostaa raportin kirjanpitoon siirretyistä maksuista ja suorituksista kirjanpitosiirron yhteydessä valitun tulostusjärjestyksen (Tositenumero tai Maksunumero) mukaisesti. Raportti tallentuu myös yrityksen Dokumentit-kansioon.
Ensisijaisesti ostolaskun tiliöintirivin Selite-kentän teksti siirtyy kirjanpitoon tositteen tiliöintiriville. Jos Selite-kenttä on tyhjä tai pois käytöstä, vientirivin selitteeksi voi valita Kopioi viennin selitteeksi laskun numero ja toimittajan nimi.
Maksuaineiston luonti
Tulosta maksuerittely maksuaineiston luonnissa: Ohjelma tulostaa automaattisesti raportin pankkiin lähetetyistä maksuista lähetyksen päätteeksi. Raportin saa myöhemmin tulostettua myös Tulosteet – Maksuerittely -valikosta.
Tulosta maksuerittelyyn maksujen tiliöinti: Maksuerittely-raportilla näkyy maksujen tiliöinnit.
Avaa resurssienhallinnan kansio, johon maksuaineisto tallentuu: Ohjelma avaa maksuaineiston luonnin päätteeksi kansion, johon tiedosto on tallentunut ja josta se lähetetään edelleen pankkiin maksatusta varten. Kansio valitaan pankkitilin tietoihin (Perustiedot-Yrityksen tiedot-Pankkitilit).
Suositellaan olevan valittuna, jos WS-kanava ei ole käytössä. SaaS-ympäristössä kansiota ei avata, vaan ohjelma antaa ilmoituksen, mihin sijaintiin tiedosto tallennettiin.
Verkkolaskutus
Finvoice-verkkolaskun asetukset
Kenttään valitaan oletushakemisto, josta sähköisiä ostolaskuaineistoja luetaan ohjelmaan.
E-laskun tiliöinti
Sähköisesti sisäänluettavien laskuaineistojen automaattisen tiliöinnin yleissäännön valinta. Laskuaineistoja voidaan lukea ostolaskuiksi joko suoraan Apix Sanomanvälityspalvelun rajapinnan kautta tai operaattorin tai pankin palvelusta noudetuista tiedostoista.
Verokannoittain-valinta lukee laskun sisään niin, että saman verokannan tuoterivien summat lasketaan yhteen.
Laskuriveittäin-valinnalla laskulle muodostuu laskurivit, kuten ne on lueteltu laskuaineistossa.
Lue ohjeet ostolaskujen automaattitiliöinnistä.