Ostoreskontran ohjaustiedot


Ohjaustiedoissa määritellään oletustietoja, jotka täydentävät tietoja automaattisesti uuden ostolaskun kirjauksessa tai vaikuttavat, mitä kirjausikkunassa näkyy. Lisäksi ohjaustiedoissa on määrityksiä kirjanpitosiirtoon.

Kirjanpidon kirjaustapa

Valinta tehdään kirjanpidon ohjaustiedoissa, eikä sitä voi ostoreskontran puolella muuttaa.

Kirjaustapa vaikuttaa mm. kirjanpitosiirtoon. Kassaperusteisella kirjaustavalla siirretään ostolaskun rivit (menokirjaus) suorituspäivän mukaan. Suoriteperusteisella kirjaustavalla ensin siirretään ostolaskun rivit (menokirjaus) kirjanpitoon laskupäivän mukaan. Sen jälkeen on mahdollista siirtää suoritukset suorituspäivän mukaan. Menon vastatilinä käytetään ostovelkatiliä. Suorituksen vastatiliksi tulee pankkitili tai shekkitili.

Yleiset ohjaustiedot

Kun oletuspankkitili on määritelty, uutta laskua lisätessä ohjelma ehdottaa valittua oletustiliä laskun veloituspankkitiliksi.
Käteismaksutiliä tarvitaan, kun laskulle kirjataan käteissuoritus. Määritellyn käteismaksutilin mukaan siirto kirjanpitoon menee oikealle kirjanpidon tilille.

Menotositelaji tarvitaan, kun siirretään laskuja kirjanpitoon. Kassaperusteisella kirjaustavalla laskut siirtyvät menotositelajille ja suoriteperusteisella kirjaustavalla kirjanpitosiirron ensimmäinen vaihe (laskun rivit) siirtyvät tässä valitulle tositelajille.
Suoriteperusteisella kirjaustavalla määritykset Suoritustositelajilla ja Ostovelkatilillä ohjaavat kirjanpitosiirtoa. Suoritustositelaji ohjaa suoriteperusteisen kirjanpitosiirron suoritusten siirtoa omalle tositelajilleen.

Laskujen hyväksyntä eli ostolaskujen asiatarkastus suositellaan otettavaksi käyttöön, kun laskut tulevat sähköisesti sanomanvälityspalvelun kautta tai jos toinen henkilö kirjaa ostolaskut ja toinen tarkastaa.

Laskujen tiliöinnin tarkastus soveltuu otettavaksi käyttöön, kun toinen henkilö tarkastaa ostolaskujen oikeellisuuden (asiatarkastus, katso edellistä kohtaa) ja muodostaa maksuaineistot ja toinen henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, tiliöi laskut.

Lue ohjeet ostolaskujen asiatarkastuksesta ja tiliöinnin tarkastuksesta.

Kirjanpitosiirto

Ohjelmassa voidaan siirtää ostolaskut ja suorituksen käyttäjän valinnan mukaan Tapahtumittain tai Koontina. Ohjaustiedoissa olevat Kirjanpitosiirtoon liittyvät valinnat vaikuttavat vain siirrettäessä Tapahtumittain.

Lue ohjeet kirjanpitosiirron tavoista.

Tulosta siirretyt maksut siirrettäessä maksuja kirjanpitoon: Ohjelma tulostaa automaattisesti raportin kirjanpitoon siirretyistä maksuista ja suorituksista kirjanpitosiirron yhteydessä valitun tulostusjärjestyksen (Tositenumero tai Maksunumero) mukaisesti.

Ensisijaisesti ostoreskontran tiliöintirivin selite-kentän teksti siirtyy kirjanpitoon tositteen tiliöintiriville. Jos selitekenttä on tyhjä tai pois käytöstä, kopioituu Kopioi viennin selitteeksi Laskunnro ja Toimittajan nimi -valinnan mukaisesti laskunumero ja toimittajan nimi tositteelle vientirivin selitteeksi.

Finvoice verkkolaskun asetukset

Kenttään valitaan oletushakemisto, josta sähköisiä ostolaskuaineistoja luetaan ohjelmaan.

Maksuaineiston luonti

Tulosta maksuerittely maksuaineiston luonnissa: Ohjelma tulostaa automaattisesti raportin pankkiin lähetetyistä maksuista lähetyksen päätteeksi. Raportin saa myöhemmin tulostettua myös TulosteetMaksuerittely -valikosta.

Tulosta maksuerittelyyn maksujen tiliöinti: Maksuerittely-raportilla näkyy maksujen kirjanpidon tiliöinnit.

Avaa resurssienhallinnan kansio, johon maksuaineisto tallentuu: Ohjelma avaa maksuaineiston luonnin päätteeksi kansion, johon tiedosto on tallentunut ja josta se lähetetään edelleen pankkiin maksatusta varten. Kansio valitaan pankkitilin tietoihin (Perustiedot-Yrityksen tiedot-Pankkitilit).

Suositellaan olevan valittuna, jos WS-kanava ei ole käytössä. SaaS-ympäristössä kansiota ei avata, vaan ohjelma antaa ilmoituksen, mihin sijaintiin tiedosto tallennettiin.

Kustannuspaikat

Kustannuspaikkoja koskevat asetukset määritellään kirjanpidon puolella.

E-laskun tiliöinti

Sähköisesti sisäänluettavien laskuaineistojen automaattisen tiliöinnin yleissäännön valinta. Laskuaineistoja voidaan lukea ostolaskuiksi joko suoraan Apix Sanomanvälityspalvelun rajapinnan kautta tai operaattorin palvelusta noudetuista tiedostoista.

Verokannoittain-valinta lukee laskun sisään niin, että saman verokannan tuoterivien summat lasketaan yhteen.

Laskuriveittäin-valinnalla laskulle muodostuu laskurivit, kuten ne on lueteltu laskuaineistossa .

Lue ohjeet ostolaskujen automaattitiliöinnistä.

Käyttäjäkohtaiset ohjaustiedot

Avaa toimittajan valinta maksun lisäyksessä: Tällä valinnalla voit uuden maksun lisäyksessä avata suoraan Toimittajan valinta -ikkunan. Tällöin pääset suoraan valitsemaan toimittajan maksunsaajarekisteristä ja valinnan jälkeen avautuu Maksun lisäys -ikkuna.