Hinnastoa tarvitaan silloin kun saman tapahtumalajin hinta vaihtelee eri päivinä tai eri työkohteilla. Esimerkiksi mansikanpoiminnan kilohinta voi olla kauden alussa korkea, mutta kun sato lisääntyy, poiminnan kilohinta laskee. Myös eri lohkoilla voi olla eri hinta.
Hinnastotapahtuman hinnan päivämäärä on pakollinen. Hinta on voimassa niin kauan kunnes annetaan uudemmalla päivämäärällä oleva hintatapahtuma samalle tapahtumalajille, kohteelle ja työntekijälle. Ohjelma käyttää päivätapahtumalle aina uusinta voimassa olevaa hintatietoa. Jos hintatapahtuman päivämäärä on uudempi kuin päivätapahtuman päivämäärä, se ei ole vielä voimassa ko. tapahtumalla. Hintatapahtumat tuleville päiville eivät siten vaikuta tälle päivälle kirjattuihin tapahtumiin.
Vanhoja hintatapahtumia ei kannata poistaa vaan ne voi jättää historiatiedoksi.
Hintatapahtumaan on mahdollista määrittää vaihtoehtoisesti työkohde tai työntekijä.
Jos päivätapahtuma kohdistetaan työkohteelle, jolle löytyy hinnastossa tapahtuma, niin silloin ohjelma käyttää tämän kohteen hintatietoa.
Jos hinnastossa on hintatapahtuma työntekijälle kohdistettuna, niin ohjelma käyttää päivätapahtumalle ensisijaisesti tapahtuman työntekijälle löytyvää hintatietoa ja toissijaisesti työkohteelle löytyvää hintatietoa. Hintatapahtuma voidaan syöttää myös työntekijälle ja tietylle työkohteelle, jolloin ohjelma käyttää päivätapahtumalla ensisijaisesti työntekijälle ja tapahtuman työkohteelle löytyvää hintatietoa.
Hinnaston hinnan pitää olla positiivinen, jos se lisää palkkaa ja negatiivinen (miinusmerkkinen), jos se vähentää maksettavaa palkkaa.