Henkilö- ja yhteystiedot -välilehti
Lomakkeella ylläpidetään työntekijän henkilötiedot sekä työsuhteen tai palvelussuhteen tiedot. Työntekijän yhteystietoja ja työsuhteen tietoja voi tarvittaessa muuttaa, vaikka työntekijälle olisi jo maksettu palkkoja.
Työsuhteen muuttuneet tiedot vaikuttavat muutoksen jälkeen lisättäviin palkkoihin, joten ne eivät vaikuta jo kirjattuihin palkkoihin.
Työntekijänumero on järjestelmän antama seuraava vapaa numero, joka yksilöi työntekijän/tulonsaajan palkanlaskentaohjelmassa.
Työntekijän/Tulonsaajan tunnisteen (tai yrityksen y-tunnuksen) tyyppi täytyy valita alasvetovalikosta.
- Yritys tai yhteisö, jos käytetään y-tunnusta. Esimerkiksi maksetaan työkorvausta ennakkoperintärekisterissä olevalle yrittäjälle.
- Suomalainen henkilötunnus suomalaisille työntekijöille sekä ulkomaalaisille Suomessa yli 6 kuukautta työskenteleville. Suomalainen henkilötunnus valitaan myös rajoitetusti verovelvolliselle ulkomaalaiselle, jotka ovat hakeutuneeta progressiiviseen verotukseen (ennakonpidätys lähdeveron sijasta).
- Ei suomalaista henkilötunnusta ulkomaisille työntekijöille, jotka työskentelevät Suomessa alle 6 kuukautta, ovat lähdeveron piirissä eivätkä ole hakeneet suomalaista henkilötunnusta. Tällöin on syötettävä henkilön syntymäaika pakollisena tietona.
Henkilötunnus-kentässä syötetään valitun tunnisteen tyypin mukaisesti joko suomalainen henkilötunnus, suomalainen Y-tunnus tai ulkomaalaisen henkilön syntymäaika muodossa ppkkvvvv. Jos ulkomaalaiselle henkilölle ei ole suomalaista henkilötunnusta, tulee valita myös Sukupuoli-kohdan tieto.
Aloittanut-kenttään annetaan työsuhteen alkamispäivä. Palkkakausi ei voi alkaa ennen Aloittanut-kenttään tallennettua päivämäärää. Lopettanut-kenttään laitetaan työsuhteen loppumispäivä sen jälkeen, kun kaikki palkat työntekijälle on maksettu.
Tulorekisteri-ilmoittaminen vaatii, että työsuhteessa olevalle työntekijälle valitaan Työsuhteen kesto, Työsuhteen tyyppi ja Ammattiluokka. Jos tulonsaaja on yritys tai toiminimi, jolle maksetaan työkorvausta tai jos tulonsaaja on henkilö, joka on YEL- tai MYEL-vakuutettu, Työsuhteen kestoksi valitaan Ei työsuhdetta. Jos tulonsaajalla ei ole työsuhdetta, Ammattiluokkaa ei tarvitse valita.
Ammattiluokka-kentässä toimii suodattava haku. Syöttämällä kenttään esimerkiksi ”kone” löytyy sellaiset ammattiluokat, joissa sana/merkkijono esiintyy.
Vaativuusryhmä Työntekijöille voi antaa kunkin työtehtävää vastaavan vaativuusryhmätiedon. Yrityksessä määritellään käytettävät vaativuusryhmät, ja ryhmätieto kirjoitetaan kenttään. Jos samaa ryhmätietoa on käytetty aiemmin, tieto löytyy valintalistalta.
Vaativuusryhmä tulostuu palkkalaskelmalle.
Lisätieto annetaan tietyissä tilanteissa työntekijän tarkentavana tietona Tulorekisterin palkkatietoilmoitukselle. Samalle työntekijälle voi antaa 0 – 2 lisätietoa. Lisätieto tulee antaa, jos työntekijää koskee jokin alla olevan kuvan tilanne.
Jos palkansaaja on työnantajayrityksen osaomistaja, tulee valita Osaomistaja-lisätieto. Tällöin työttömyysvakuusmaksu määräytyy oikeilla perusteilla. Katso Osaomistajan määritelmä työttömyysvakuutusrahaston kotisivulta https://www.tyollisyysrahasto.fi/tyottomyysvakuusmaksut/tyottomyysvakuutusmaksuvelvollisuus/#osaomistaja
Suomalaiselle IBAN-tilinumerolle tulee BIC-koodi automaattisesti. Ulkomaalaiselle IBAN-tilinumerolle BIC-koodi täytyy syöttää käsin eikä sille ole automaattista tarkastusta. (Huomaa, että ohjelmassa muodostettava maksuaineisto voi sisältää vain SEPA-alueella olevia pankkitilejä.)
Tulosta IBAN palkkalaskelmalle: Työntekijän pyynnöstä pankkitilitieto voidaan jättää tulostamatta palkkalaskelmalle ottamalla valintarasti pois.
Työntekijälle voi antaa Poimijanumeron, jota käytetään esimerkiksi mansikanpoiminnassa. Poimijanumero toimii Päivätapahtumien syötössä hakuarvona, jolla liitetään työntekijä päivätapahtumalle. Sama poimijanumero ei voi olla samanaikaisesti kahdella työntekijällä. Jos työntekijä lähtee pois ja häneltä vapautuu poimijanumero, se voidaan vaihtaa uudelle työntekijälle.
Välitystapa-kohtaan valitaan tapa, jolla palkkalaskelma toimitetaan työntekijälle oletusarvoisesti. Välitystapa voi olla Paperi, Sähköposti/PDF tai Verkkopalkka. Valittu välitystapa tulee palkankirjauksessa palkalle. Kun on valittu Sähköposti, palkkalaskelma voidaan lähettää suoraan ohjelmasta sähköpostilla (Palkanlaskenta Plus -versiossa). Jos välitystapa on Sähköposti/PDF, työntekijän Sähköpostiosoite on pakollinen tieto. Verkkopalkan voit välittää ohjelmasta suoraan Apixin välitettäväksi saajan verkkopankkiin, kun ohjelman lisenssi sisältää Sanomanvälityspalvelu-ominaisuuden ja olet lisännyt Yhteysasetuksiin Apixin rekisteröitymistunnukset
Ulkomaalainen työntekijä
Ulkomaalaisille työntekijöille valitaan Asuinvaltio. Jos valtio on muu kuin Suomi, henkilön asuinvaltion osoitetiedot ovat pakolliset. Myös henkilön asuinvaltion myöntämä henkilötunnus ja TIN-verotunniste tulisi antaa, mikäli ne ovat tiedossa. Jos ulkomaalaiselle henkilölle ei ole suomalaista henkilötunnusta, tulee henkilön syntymäaika ja sukupuoli syöttää Perustiedot-kohdassa.
