Palkkojen maksaminen
Palkan voi kuitata maksetuksi käteisellä tai pankkitililtä. Kun käytössäsi on WS-yhteys, voit muodostaa maksuaineiston palkoista ja lähettää sen suoraan ohjelmasta pankkiin. Vaihtoehtoisesti voit lähettää maksuaineiston verkkopankin aineistosiirrolla. Näistä kerrotaan alempana tässä ohjeessa.
Kun palkka on kuitattu maksetuksi tai kun maksuaineisto on muodostettu, palkan vaiheeksi päivittyy Maksettu.
Ennen ensimmäisten palkkojen maksua tarkista seuraavat perustiedot:
- Käteismaksutili on määritelty ohjaustiedoissa (Ohjaustiedot > Maksutilit > Käteismaksutili).
- Pankkitilille on määritelty kirjanpidon tili pankkitilin tiedoissa (Yrityksen perustiedot > Perustiedot > Pankkitilit).
1. Palkkojen kuittaaminen maksetuksi, kun maksatus tehdään käteisellä tai verkkopankissa
Yksittäisen palkan voi kuitata maksetuksi Palkankirjaus-ikkunassa
Palkka kuitataan Kuittaa maksetuksi -painikkeella joko käteiskuittauksena tai pankkitililtä. Maksutapa valitaan alasvetovalikosta.
Käteiskuittauksessa maksupäivämäärä ja palkkapäivä voi olla sama päivä. Pankkitililtä maksettaessa palkkapäivä on maksupäivämäärää seuraava pankkipäivä.
Palkan tiedoissa näytetään Käteismaksu-merkintä, kun maksupäivä ja palkkapäivä ovat samat. Valintarastin voi tarvittaessa poistaa, jos palkkaa ei ole maksettu käteisellä.
Huomio! Kun kuittaat palkan maksetuksi pankkitililtä, kuukauden lopussa palkkapäivä siirtyy seuraavan kuukauden puolelle, jos maksupäivä (veloituspäivä) on kuukauden viimeinen päivä.
Palkkapäivä määrää mille kuukaudelle palkka kuuluu tulorekisteri-ilmoituksissa ja palkanlaskennan raporteissa.
Maksupäivämäärää käytetään kirjanpitosiirrossa tai kirjanpitotositteessa ja se on päivä, jolloin raha on veloitettu maksajan tililtä tai käteisenä kassasta.
Usean palkan kuittaaminen yhdellä kertaa
Palkanlaskennan päänäkymässä voi kuitata useampia palkkoja maksetuksi tarvitsematta avata jokaista palkkaa erikseen. Toiminto löytyy päänäkymän vasemmasta laidasta tai Toiminnot-valikosta Kuittaa palkkoja maksetuksi.
Palkat, jotka halutaan maksaa, merkitään valintamerkillä palkan vasemmalla puolella olevaan valintaruutuun.
Kuittaa palkkoja maksetuksi -ikkunassa voidaan tarvittaessa muuttaa pankkitiliä tai käteismaksua palkkakohtaisesti Pankkitili-sarakkeen alasvetovalikosta.
Mikäli ikkunan Palkkapäivä-sarakkeen päiväys poikkeaa toteutuneesta palkanmaksupäivästä, voidaan se tässä vaihtaa todellisuutta vastaavaksi. Tällöin Palkkapäivän muutos päivittyy myös palkkalaskelman tietoihin.
Ota huomioon, että pankkitililtä maksettaessa Palkkapäivä on Suorituspäivämäärää seuraava pankkipäivä. Ohjelma päivittää pankkipäivän automaattisesti kun Suorituspäivämäärä annetaan.
2. Maksuaineiston muodostaminen WS-yhteyttä tai pankin verkkopalvelun aineistosiirtoa varten
Ohjelmassa on tuki Sepa-maksuaineiston muodostamiseen kotimaan ja Sepa-alueen maksuihin. Jos haluat lähettää palkat maksatukseen suoraan palkanlaskentaohjelmasta, tulee sinulla olla sopimus pankin kanssa maksuaineistosta, ohjelmalisenssissä WS-kanava ja pankkivarmenne käytössä. Katso tästä tarkemmin WS-yhteydestä.
Pankkitilin tiedoissa pitää olla määriteltynä Maksatustiedot ja Pankkiohjelma. Myös työntekijöiden tiedoissa pitää olla pankkitili määriteltynä ennen maksuaineiston luomista.
Palkkapäivä, suorituspäivä ja veloituspäivä
Palkkapäivä tarkoittaa päivämäärää, jolloin maksettava palkka tulee olla työntekijän tilillä. Veloituspäivä (Suorituspäivä) pitää olla palkkapäivää edeltävä pankkipäivä. Tämä tulee ottaa huomioon viikonvaihteeseen osuvan palkkapäivän osalta ja etenkin kuun vaihteessa. Palkkapäivän osuessa perjantaille, veloituspäivä tulee olla torstai ja aineisto lähetettynä pankkiin ennen torstain viimeistä maksatusajoa. Kuun vaihteessa, jos palkkapäivä halutaan kuluvalle kuukaudelle, tulee veloituspäivän olla kuun viimeistä pankkipäivää edeltävä päivä.
Maksuaineiston muodostaminen
Valitse palkanlaskennan päänäkymässä vasemman laidan valintarastilla palkat, jotka otetaan mukaan maksatukseen. Palkan tulee olla Hyväksytty-tilassa.
Maksuaineisto muodostetaan Pankki-painikkeen Maksuaineiston luonti -kohdasta.
Käytä maksukohtaista veloituspankkitiliä: Veloituspankkitili voi olla eri tili eri palkoilla. Oletuksena veloituspankkitili on jokaisella palkalla sama. Pankkitili vaihdetaan valitsemalla se palkkarivin alavetovalikosta.
Käytä yhteistä veloituspankkitiliä: Kaikille palkoille päivitetään sama veloitustili, joka valitaan alasvetovalikosta.
Käytä maksukohtaista veloituspäivää: Veloituspäiväksi tulee palkalle annettua palkkapäivää edeltävä pankkipäivä edellyttäen, että pankkipäivä on tulevaisuudessa oleva päivä. Jos veloituspäiväksi halutaan kuluva päivä, palkkapäivä siirtyy seuraavaksi pankkipäiväksi.
Käytä yhteistä veloituspäivää: Valinta muuttaa kaikkien maksatuksessa olevien palkkojen veloituspäiväksi annetun päivän (nykyisen tai tulevaisuudessa olevan päivän) ja palkkapäiväksi veloituspäivää seuraavan pankkipäivän.
Huomio!
Veloituspäivä ja Palkkapäivä kannattaa huomioida varsinkin kuukauden lopussa, mille kuukaudelle palkan haluaa menevän esim. työnantajasuoritusten tiedoissa. Jos Veloituspäivä on perjantai, siirtyy Palkkapäivä seuraavalle pankkipäivälle, joka on maanantai.
Palkkojen lähetys maksuun suoralla WS-yhteydellä
Kun käytössä on pankin WS-yhteys,voit lähettää palkat maksuun suoraan ohjelmasta. Maksuaineistojen lähetys ja palautteiden noutaminentoimii samoin kuin ostolaskujen maksujen lähettäminen – katso ohje lähettämisestä tästä.
Kun maksuaineisto on lähetetty WS-yhteydellä pankin järjestelmään, on suositeltavaa noutaa säännöllisesti maksuaineistopalautteet aina lähetyksen jälkeen. Siitä löytyy ohje täältä.